Lograr un equilibrio entre la necesidad y el análisis en Profundidad

Hay cientos de Sistemas de Administración de Aprendizaje (LMS) en el mercado actual, por lo que necesita una estrategia para determinar qué LMS satisfará mejor las necesidades de aprendizaje actuales y futuras de su organización. Al seguir un proceso paso a paso, que documente, podrá trazar cómo evolucionó su toma de decisiones y las razones específicas para elegir un proveedor en particular como su proveedor de LMS. Puede utilizar esta información para presentar su caso para la aprobación final, asegurar la aprobación presupuestaria y evangelizar el nuevo LMS y su proveedor en toda su organización.

Los seis pasos que presentamos aquí es una práctica líder sugerida para ayudar a guiar a su organización en la selección de un nuevo LMS. Si realiza una buena cantidad de trabajo al comienzo del proceso de selección, es probable que avance sin problemas a través de las últimas etapas de la evaluación. Puede optar por trabajar paso a paso, o puede encontrar que algunos de los pasos se superponen entre sí.

Dada la urgencia de la implementación de LMS, quizás impulsada por las necesidades de cumplimiento, es posible que su organización desee avanzar rápidamente a través del proceso de selección. Algunas organizaciones optan por ciclos de selección ágiles menos centrados en un conjunto de requisitos técnicos rígidos y más centrados en comprender las necesidades de todos los usuarios y cómo interactúan cada uno con un LMS.

¿CUÁL ES EL PROBLEMA NÚMERO UNO CON NUESTRO LMS ACTUAL?

• ¿Qué no pueden hacer nuestros alumnos y administradores de aprendizaje en este momento que deben hacer?

• ¿Cuál es nuestro principal objetivo de aprendizaje en nuestra organización? ¿Cuál es el principal beneficio que esperamos obtener al cambiarnos a un nuevo LMS?

• ¿Cuándo esperamos o necesitamos obtener un retorno de la inversión con el nuevo LMS?

• ¿Cómo podemos cuantificar el ROI? Ahorro de tiempo, costes, número de alumnos simultáneos, etc.

• ¿Cómo se beneficiará nuestro negocio? Incremento en la contratación, desempeño, retención de empleados, etc.

La audiencia de estas preguntas serán representantes de las comunidades de partes interesadas directamente afectadas por un cambio en su LMS. Estas partes interesadas incluirán estudiantes, gerentes de aprendizaje, otros colegas de recursos humanos, ejecutivos con autoridad presupuestaria final y aquellos en TI que necesitan validar la seguridad del LMS seleccionado y abordar cualquier requisito de integración del sistema que pueda surgir.

Al principio de su planificación, querrá acordar un cronograma para cuando el equipo o los equipos se reúnan y el propósito de cada punto de control. La estructura de su equipo de evaluación también es importante. Por ejemplo, puede elegir un comité directivo central más grupos de trabajo específicos de funciones. Asegúrese de tener un patrocinador ejecutivo y exprese claramente quién participará en el proceso de toma de decisiones final.

PASO 2 - RECOPILAR Y PRIORIZAR SUS NECESIDADES DE LMS

Es posible que desee profundizar en su LMS actual para revisar procesos y entradas de datos, procesos y salidas de datos, e identificar a los usuarios de esos flujos de trabajo. En este examen, puede tener una idea clara de lo que funciona de manera eficaz, dónde se encuentran los cuellos de botella actuales y cómo podría rediseñar los procesos para resolver esos problemas. Si se está alejando de un LMS obsoleto, independiente y altamente personalizado que es difícil de mantener, podría ser menos beneficioso dedicar mucho tiempo a este análisis de ajuste de brechas, ya que los desafíos se comprenden claramente.

A continuación, querrá desarrollar una lista de requisitos de alto nivel para su nuevo LMS trabajando en colaboración con sus partes interesadas. Puede optar por entrevistar a las partes interesadas para crear el documento de requisitos o animarlas a crear sus propias listas, que luego se pueden combinar en un solo documento de requisitos listo para priorizar.

Al enumerar los requisitos de alto nivel, desea entrar en el mayor detalle posible sobre lo que desea que haga el nuevo LMS desde una perspectiva funcional y técnica. También puede incluir otros criterios de éxito para el proyecto LMS, como el precio, el tiempo de implementación y cualquier detalle sobre su entorno tecnológico.

Luego, desea trabajar con las partes interesadas para acordar de cuatro a seis requisitos esenciales de alto nivel, imprescindibles para su organización, lo que significa que cualquier proveedor de LMS que considere necesitaría cumplir con estos requisitos.

Junto con los requisitos imprescindibles, las organizaciones determinarán algunas funcionalidades agradables, que podrían no implementarse de inmediato, pero señalarán el camino para futuros planes de aprendizaje. El aprendizaje social, la gamificación, el comercio electrónico y el aprendizaje extendido pueden caer en la categoría de agradables, con las dos últimas capacidades de interés para las organizaciones con un objetivo a largo plazo de proporcionar aprendizaje a comunidades externas como socios, franquicias, y clientes.

PASO 3 - PROVEEDORES DE LMS DE INVESTIGACIÓN (LISTA LARGA)

A medida que comience a investigar posibles proveedores de LMS, también puede aprovechar la oportunidad para volver a familiarizarse con el mercado de LMS en su conjunto. Es posible que hayan pasado varios años desde que su organización evaluó seriamente un LMS, y es posible que muchas cosas hayan cambiado, incluida la consolidación de proveedores de LMS y la aparición de nuevos proveedores de LMS.

Gran parte de lo que escuchará se sumará a sus percepciones de los proveedores de LMS individuales en términos de sus fortalezas y debilidades técnicas, cómo tratan a sus clientes y socios, y si existe alguna preocupación sobre la viabilidad continua del proveedor o su compromiso con el mercado de LMS. .

Durante este paso, algunas organizaciones pueden optar por desarrollar una solicitud de información (RFI) y hacerla circular a su larga lista de entre ocho y diez proveedores de LMS. Según las respuestas, podrá reducir sus opciones a una lista corta de tres a cinco proveedores de LMS.

PASO 4: DETALLE SUS REQUISITOS DE LMS

Su documentación de requisitos de alto nivel, junto con cualquier documentación de proceso que haya creado, formará la base de su solicitud de propuesta (RFP). Junto con sus partes interesadas, ahora puede colaborar para detallar todos los requisitos y criterios de selección que planea usar para evaluar y comparar proveedores de LMS. Una forma típica de organizar los requisitos de su LMS es por área funcional o de proceso y asignar a cada requisito un nivel de importancia, desde imprescindible / crítico hasta importante, pero no esencial en la actualidad, agradable u opcional. Si planea implementar su nuevo LMS en fases, también incluya en qué fase es probable que sea necesario cada requisito.

También debe trabajar con sus partes interesadas para definir entre cuatro y seis escenarios o historias de casos de uso de LMS de alto nivel. Cada escenario debe contener una descripción detallada paso a paso de cómo un usuario de LMS específico, un alumno individual o un administrador de aprendizaje, ejecuta o planea ejecutar un proceso de aprendizaje en particular, incluido el objetivo del proceso, las condiciones previas del proceso, y lo que su organización considera un resultado exitoso del proceso.

Por lo general, dibujará los escenarios a partir de sus requisitos imprescindibles o esenciales de alto nivel, como un caso de uso basado en el cumplimiento o la curación o escalabilidad del contenido. También puede crear un escenario en torno a cualquier proceso de aprendizaje complicado, tal vez uno con un tipo específico de certificación de la industria o un proceso que se basa en una o más integraciones con otros sistemas.

Durante este paso, también trabajará en la documentación de sus requisitos técnicos con otras partes interesadas, en particular aquellas con responsabilidades de TI, ciberseguridad y riesgos. Juntos, determinarán su modelo de implementación de elección, sus planes para la migración de datos de historial de aprendizaje y contenido, y las preguntas que pueda tener para los proveedores de LMS relacionadas con la seguridad, el tiempo de actividad, el rendimiento y el riesgo, así como las integraciones, la implementación, las actualizaciones y apoyo.

Ahora está listo para armar la RFP. Asegúrese de incluir los elementos identificados a continuación antes de enviar la RFP a los proveedores de LMS para su consideración. Las revisiones de RFP pueden llevar mucho tiempo, por lo que querrá limitar la participación de los proveedores a 3 a 5 proveedores que considere que tienen más probabilidades de satisfacer sus necesidades.

PASO 5 - EVALUAR PROVEEDORES DE LMS (LISTA DE RESUMEN)

Una vez que haya recibido las respuestas a su RFP de los proveedores de LMS, reserve un tiempo para revisar los envíos y calificarlos. El cuidado con el que un proveedor responda a su RFP puede darle una buena idea del tipo de socio desde hace mucho tiempo que podría llegar a ser. Dicho esto, puede salir de su puntuación con poca diferenciación clara entre sus proveedores de LMS preseleccionados y cómo responden a sus requisitos funcionales y técnicos y criterios de selección. Aquí es donde los escenarios de casos de uso pueden resultar particularmente útiles, ya que estas historias representan las necesidades específicas de su organización.

Decida un subconjunto de sus partes interesadas, que represente a todas las partes interesadas principales (estudiantes, profesionales del aprendizaje, recursos humanos y TI) y trabaje en las respuestas. Antes de calificar cada respuesta, asegúrese de que todos comprendan completamente el sistema de calificación y cualquier ponderación que esté aplicando a cada criterio.

Su tarjeta de puntuación debe considerar tanto las respuestas de RFP escritas como las señales sobre su asociación con el proveedor, incluida su capacidad de respuesta y comunicaciones con el comité.

Después de calificar las respuestas a la RFP, a continuación, decidirá a qué proveedores de LMS invitar a una demostración en persona o en línea.

Considere la mejor manera de estructurar cada demostración y si podría tener sentido tener más de una sesión. Si su audiencia de partes interesadas tiene una combinación de habilidades tecnológicas, puede ser útil que el proveedor de LMS dé demostraciones por separado: una de nivel superior para la audiencia menos técnica y otra que sea altamente interactiva para que sus expertos en tecnología puedan plantear todas sus preguntas.

Realice llamadas previas a la demostración con cada uno de los proveedores de LMS elegidos para informarles qué esperan de las demostraciones las partes interesadas de su organización y enumere los roles y la experiencia de los que participarán. Distribuya cuadros de mando de demostración a las partes interesadas y vuelva a explicar la puntuación y la ponderación de secciones concretas.

PASO 6 - SELECCIONE SU PROVEEDOR DE LMS

Una vez que haya realizado las demostraciones de proveedores de LMS, vuelva a reunir a las partes interesadas y presente los resultados de la RFP y las tarjetas de puntuación de demostración al grupo. Reúna cualquier comentario anecdótico adicional sobre cada proveedor evaluado. Idealmente, debería haber un proveedor de LMS que se destaque como el que mejor se adapte a las necesidades funcionales y técnicas de su organización y que dé una sensación general de que será el mejor socio para usted.

Este puede ser el mejor momento, mientras finaliza su decisión, para comunicarse con las referencias del cliente que el proveedor de LMS ofrecido en su RFP. Querrá hablar con clientes que hayan implementado con éxito la solución LMS en los últimos dos años y que tengan alguna similitud con su organización.

Ahora debería tener toda la información que necesita para decidir sobre su proveedor de LMS. A medida que presenta su caso a los responsables del presupuesto, puede presentar un caso de negocio convincente para un nuevo LMS y todas las razones por las que usted y las otras partes interesadas han elegido este proveedor en particular. Incluya la información relacionada con el subcampeón en su evaluación, especialmente si fue una decisión cercana.

¿QUÉ PASA DESPUÉS?

NO OLVIDE PROBAR EN EL FUTURO SU DECISIÓN DEL LMS ESCOGIDO

A medida que finaliza el contrato con su proveedor de LMS elegido, asegúrese de aclarar lo que sucederá después de que se cierre la venta. Tómese el tiempo para revisar el cronograma propuesto para la implementación y la puesta en marcha, cómo pasará de su solución existente al nuevo LMS y el programa de capacitación para asegurarse de que los estudiantes y los profesionales del aprendizaje estén listos para usar el nuevo LMS tan pronto como está desplegado. Asegúrese de que el proveedor de LMS tenga una manera de ofrecer nuevas funciones y que lo mantendrá actualizado continuamente sobre sus planes de hoja de ruta y otras innovaciones. Desea estar seguro de que su nuevo LMS respaldará tanto los requisitos de aprendizaje actuales de su organización como las necesidades futuras que aún no se han definido por completo.

Si aún no lo está haciendo, querrá comenzar a rastrear una variedad de análisis en su sistema anterior, por ejemplo:

• El número de horas de aprendizaje por empleado por mes.

• El número medio diario de usuarios simultáneos en el LMS.

• El número de cursos completados por mes.

• El porcentaje de cursos iniciados pero no completados.

Desea poder demostrar a los responsables del presupuesto que el cambio al nuevo LMS ha impulsado significativamente este tipo de métricas. A medida que entre en funcionamiento con el nuevo LMS, puede comenzar a rastrear una serie de análisis adicionales. También desea estar atento a las métricas que son menos fáciles de medir pero que puede vincular a mejoras en el aprendizaje, como aumentos en la retención y la lealtad de los empleados.

Con su nuevo LMS, está mucho mejor posicionado para construir un ecosistema de aprendizaje y establecer una cultura de aprendizaje en toda su organización para que el aprendizaje esté disponible en cualquier momento, en cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo. Su inversión en un LMS moderno, central y ágil es una inversión directa en sus empleados, el éxito futuro y el desarrollo de esas personas y su negocio en general.